Предварительная запись в системах электронной очереди
Предварительная запись в электронной очереди — функция программного обеспечения системы управления очередью, которая позволяет посетителю заранее выбрать услугу, дату и время визита.
В системах электронной очереди используется разные способы предварительной записи:
Необходимо учитывать, что кроме посетителей по предварительной записи в офис приходят клиенты без записи. Поэтому часть пропускной способности обычно оставляют для текущей очереди. Например, организация может выделить 20% времени на предварительную запись и 80% — на посетителей без записи. При пяти работающих по услуге операторах это соответствует примерно одной записи на каждый 20-минутный интервал.
Нам довольно часто задают вопрос: а что будет, если человек не придет вообще, или придет не во время? В зависимости от настроек программного обеспечения возможны два варианта развития событий:
Главное предназначение предварительной записи – удобство и экономия времени для людей с одной стороны, с другой - возможность управления пропускной способностью за счет равномерного распределения количества посетителей по времени.
В системах электронной очереди используется разные способы предварительной записи:
- в офисе обслуживания с помощью сенсорного терминала выбора услуг;
- запись администратором или самим сотрудником;
- резервирование талонов с помощью сайта или мобильного приложения;
- запись по по телефону.
На месте эта функция используется в основном для того, чтобы человек мог зарезервировать время и дату для своего повторного визита. Запись с помощью Интернет (на сайте организации) или по телефону предоставляет возможность дистанционного планирования времени посещения.
Предварительная запись через интернет, по телефону и на терминале
Для первого посещения обычно используется дистанционный сервис в сети Интернет или телефон. Это один и тот же программный модуль, но в случае записи через интернет пользователь делает это самостоятельно, а по телефону - те же действия выполняются оператором колл-центра.
Примеров использования записи на повторный прием с помощью терминала электронной очереди много, но самый распространенный – запись на прием к врачу. Курс лечения обычно состоит из нескольких визитов, вначале пациенту ставится диагноз, затем назначаются обследования и лекарства. Врач определяет, через какое время нужно прийти снова для контроля выздоровления и вот тут как раз пациент может выбрать – зарезервировать определенное время в назначенную дату посещения или прийти в любое время. Конечно, удобнее заранее записаться и получить талон!
Например, работают 5 операторов по определенной услуге, среднее время обслуживания 20 минут. Интервал для предварительной записи будет равняться 20 минутам, а вот количество доступных записей в нём вовсе не равно 5!
Примеров использования записи на повторный прием с помощью терминала электронной очереди много, но самый распространенный – запись на прием к врачу. Курс лечения обычно состоит из нескольких визитов, вначале пациенту ставится диагноз, затем назначаются обследования и лекарства. Врач определяет, через какое время нужно прийти снова для контроля выздоровления и вот тут как раз пациент может выбрать – зарезервировать определенное время в назначенную дату посещения или прийти в любое время. Конечно, удобнее заранее записаться и получить талон!
Временные интервалы формируются системой автоматически на основании заданных расписаний оказания услуг и всего лишь двух настроек каждой услуги: времени оказания услуги (обычно берется среднее значение по данным статистики) и количества человек, которые могут записаться на одно и то же время.
Как работает предварительная запись в электронной очереди
Например, работают 5 операторов по определенной услуге, среднее время обслуживания 20 минут. Интервал для предварительной записи будет равняться 20 минутам, а вот количество доступных записей в нём вовсе не равно 5!
Что происходит при опоздании или неявке
Нам довольно часто задают вопрос: а что будет, если человек не придет вообще, или придет не во время? В зависимости от настроек программного обеспечения возможны два варианта развития событий:
- Без подтверждения явки. Посетитель будет вызван (возможно, несколько раз) и при неявке удален.
- С подтверждением явки. По прибытии в назначенное время (с допустимыми отклонениями в 15 мин.) посетитель подтвердит явку вводом специального кода на сенсорном терминале и будет вызван в свое время.
Главное предназначение предварительной записи – удобство и экономия времени для людей с одной стороны, с другой - возможность управления пропускной способностью за счет равномерного распределения количества посетителей по времени.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли записаться в электронную очередь через интернет?
Да. Посетитель может выбрать услугу и свободное время на сайте организации. Также предварительную запись может оформить оператор по телефону.Что происходит, если посетитель опоздал?
Это зависит от настроек системы. Можно установить допустимый интервал опоздания и подтверждение явки по PIN-коду. Если установленный интервал превышен, посетителю может потребоваться зарегистрироваться в текущей очереди заново.Можно ли ограничить количество посетителей по предварительной записи?
Да. Количество доступных записей определяется расписанием оказания услуги, длительностью обслуживания и настройками числа посетителей для каждого временного интервала.Появились вопросы?
Свяжитесь с нами по многоканальным телефонам: +7 (495) 668-0725, +7 (800) 555-1690 или напишите нам!
Квалифицированные специалисты нашей компании окажут консультацию по любым вопросам, связанным с покупкой, установкой и настройкой систем управления очередью, сенсорных киосков, анкетирования на планшетах Максима Прайдекс или мультивендорной технической поддержке.