Внедрение системы управления электронной очередью

Внедрение системы управления электронной очередью — комплексный проект. Он включает:

• обследование объекта;
• разработку сценариев обслуживания;
• подбор оборудования и программных модулей;
• монтаж, настройку и обучение сотрудников.

Специалисты «МТГ. Бизнес-решения» сопровождают проект на всех этапах — от первой консультации до полноценной передачи системы в эксплуатацию, включая гарантийное и постгарантийное обслуживание.

Когда пора внедрять систему управления электронной очередью

Есть несколько типичных признаков того, что офису нужна электронная очередь:

• поток посетителей никак не организован: клиенты не понимают, к кому и когда подходить, и отвлекают сотрудников вопросами;
• нагрузка на специалистов распределена неравномерно — одни окна простаивают, у других выстраивается очередь;
• у руководителей нет объективной картины происходящего: сколько человек обслужено, сколько ждут, где узкие места.

Если хотя бы один пункт совпадает с вашей ситуацией, внедрение системы поможет сбалансировать поток клиентов и сделать очередь управляемой. Подробнее о самой системе — на странице «Электронная очередь».

Что меняется после внедрения

После внедрения заказчик получает единую систему, настроенную под процессы конкретной организации: терминалы, табло, рабочие места и программные модули работают по согласованному сценарию, сотрудники понимают порядок обслуживания посетителей, а руководители получают доступ к отчётам о загрузке и качестве работы.

Предварительная настройка, тестирование и обучение персонала позволяют использовать возможности «Максима Прайдекс» с первых дней, не тратя время на самостоятельную настройку оборудования и программного обеспечения. При необходимости систему можно развивать: добавлять новые услуги, рабочие места, оборудование и сценарии обслуживания.

Этапы внедрения электронной очереди

1. Обследование объекта

Клиент оставляет заявку на консультацию, специалисты компании выезжают на объект в согласованное время и проводят техническое обследование:

• запрашивают у заказчика схему размещения оборудования (терминалов, табло, ТВ, неттопов) либо делают эскиз самостоятельно, если готовой схемы нет;
• проверяют электропитание в местах установки — наличие исправных и заземлённых розеток 220 В, фиксируют, где розеток не хватает;
• проверяют сетевую инфраструктуру: наличие LAN-розеток, возможность подключения к локальной сети, уточняют у ИТ-специалистов заказчика параметры сети (DHCP или статические IP и другие особенности);
• оценивают места крепления оборудования — стены, потолки, мебель: материал, возможность безопасно закрепить терминал, табло и ТВ;
• фиксируют результаты осмотра и фотографируют ключевые места установки, отмечают, что заказчику нужно подготовить до начала монтажных работ.

Отдельно менеджер проекта уточняет корректность подбора оборудования по смете, особенности конструктива объекта (стены, потолки, полы) для монтажа и рассчитывает стоимость кабель-менеджмента по итогам осмотра.

Эти данные становятся основой для проектирования.

2. Подготовка ТЗ и коммерческого предложения

На основе обследования объекта специалисты «МТГ. Бизнес-решения» готовят техническое задание и коммерческое предложение: определяют количество и тип оборудования, состав программных модулей и сценарии обслуживания. При необходимости предусматривается централизованное управление сетью офисов. Согласовываются сроки и стоимость проекта.

3. Согласование и подписание договора

После согласования условий заключается договор. При необходимости готовятся отдельные документы на поставку, монтаж и сервисное обслуживание. В договоре фиксируются состав работ, сроки и порядок оплаты — формат подбирается удобный для заказчика.

4. Проектирование и подбор конфигурации

На основе технического задания разрабатывается проектное решение и подбирается конфигурация системы: терминалы электронной очереди, табло, серверное оборудование и ПО под задачи объекта. Решение собирается из модулей платформы «Максима Прайдекс»: благодаря гибкой архитектуре ПО конфигурация настраивается под сценарии обслуживания конкретного офиса без разработки системы «с нуля». Подобранное оборудование готовится и транспортируется на объект.

5. Монтаж

Монтаж выполняется в соответствии с проектом: устанавливаются терминалы, табло и прочее. Специалисты стараются минимально вмешиваться в работу офиса, чтобы не прерывать приём посетителей. При необходимости монтаж можно запланировать на внерабочее время — такой формат отдельно согласовывается и учитывается при расчёте стоимости.

6. Настройка и пусконаладочные работы

Система настраивается под сценарии обслуживания конкретного объекта. Проводятся пусконаладочные работы и тестирование в условиях, близких к реальным, — это позволяет убедиться в корректной работе системы до полноценного запуска.

7. Ввод в эксплуатацию и обучение персонала

Система запускается в работу, а сотрудников обучают работе с пультами и административными модулями. После итоговой проверки оборудования и программного обеспечения система переходит на гарантийное обслуживание.

Возможности адаптации под процессы организации

Платформа «Максима Прайдекс» закрывает большинство задач, связанных с процессами организации, стандартным функционалом. При необходимости специалисты компании дорабатывают систему с учётом особенностей сценариев обслуживания, состава услуг, маршрутизации посетителей, отчётности и работы филиалов — с помощью дополнительных модулей или индивидуальной разработки. Это может увеличить сроки ввода системы в эксплуатацию.

Отдельное направление адаптации — интеграция с информационными системами заказчика: CRM/ERP, SMS-сервисами для предварительной записи, внутренними системами сотрудников (пульт вызова). Подробнее о механизмах и возможностях интеграции — в статье «Интеграция системы электронной очереди с информационными системами заказчика».

Использование существующего оборудования

Если в офисе уже установлены терминалы, табло или другое оборудование, специалисты компании проанализируют, что можно сохранить для дальнейшей работы. Проводится техническая оценка для разработки конфигурации системы с максимальной пользой для бюджета заказчика.

Сроки внедрения электронной очереди

Сроки ввода в эксплуатацию зависят от масштаба объекта и сложности сценариев обслуживания. Проект для одного офиса обычно занимает 10 рабочих дней с момента подписания договора — срок складывается из подготовки ТЗ, поставки оборудования, монтажа и пусконаладочных работ. Для сетевых и филиальных проектов сроки зависят от числа объектов, состава работ и порядка развёртывания системы и согласуются поэтапным графиком.

Стоимость внедрения электронной очереди

Стоимость системы управления очередью зависит от объёмов и сложности задач, состава оборудования и ПО, а также индивидуальных требований заказчика. Конфигурация подбирается под бюджет — без переплаты за неиспользуемый функционал. Для определения ориентировочного бюджета проекта заполните форму расчёта стоимости системы управления очередью, указав необходимую информацию.

Расширение и доработка системы

Система растёт вместе с бизнесом. Как только увеличивается поток посетителей или число офисов в сети, специалисты компании дорабатывают конфигурацию под новые задачи. Наращивание функционала выполняется поэтапно, чтобы не затрагивать работу уже действующих модулей, а обновления устанавливаются на всё оборудование одновременно — за счёт специального программного модуля.

Возможности доработки заложены в архитектуру платформы «Максима Прайдекс» изначально: часть изменений реализуется через независимые плагины без вмешательства в основной код программы, что ускоряет процесс и снижает влияние на сроки внедрения. Подробнее — в статье «Возможность доработки программного обеспечения электронной очереди».

Гарантийное и постгарантийное обслуживание

С момента ввода системы в эксплуатацию начинает действовать гарантийный срок: неисправности оборудования и ПО, возникающие в этот период, устраняются специалистами компании. После окончания гарантии доступно постгарантийное обслуживание — по разовым заявкам или в рамках регулярного сервисного договора. Подробные условия — на странице «Гарантийное обслуживание систем электронных очередей».

Часто задаваемые вопросы

Сколько занимает внедрение электронной очереди?

Для одного офиса проект обычно занимает около 10 рабочих дней с момента подписания договора. Срок зависит от состава оборудования, объёма монтажных работ и сложности сценариев обслуживания.

Можно ли внедрить систему в работающем офисе?

Да. Монтаж планируется так, чтобы минимально мешать работе офиса; при необходимости работы можно провести во внерабочее время.

Можно ли использовать уже установленное оборудование?

Да. Перед проектированием специалисты оценивают имеющиеся терминалы, табло и другое оборудование и определяют, что можно использовать в новой конфигурации.

Появились вопросы?

Свяжитесь с нами по многоканальным телефонам: +7 (495) 668-0725, +7 (800) 555-1690 или напишите нам!

Квалифицированные специалисты нашей компании окажут консультацию по любым вопросам, связанным с покупкой, установкой и настройкой систем управления очередью, сенсорных киосков, анкетирования на планшетах Максима Прайдекс или мультивендорной технической поддержке.