Замена систем управления очередью на «Максима Прайдекс»

Замена электронной очереди может потребоваться, когда действующая система перестаёт соответствовать задачам организации. Например, при открытии отделений руководителю нужна единая отчётность, а разные системы в офисах не позволяют сопоставить данные. В другом случае требуется связать предварительную запись с обслуживанием посетителей или изменить правила распределения между сотрудниками.

При переходе на систему управления очередью (СУО) «Максима Прайдекс» состав работ определяется с учётом существующего оборудования и требований заказчика. Совместимые терминалы, экраны и другие элементы системы можно сохранить, заменив только программное обеспечение электронной очереди.

Компания «МТГ. Бизнес-решения» выполняла проекты по замене ДАМАСК, Meta-Q / Neuroniq, SUO32 («Световод») и ККС в банках, налоговых инспекциях, МФЦ и офисах обслуживания. Эти проекты включали настройку системы под действующие процессы, сохранение оборудования и подключение необходимых модулей.

Когда требуется замена электронной очереди

Не каждое изменение требует замены СУО: часть задач можно решить настройкой действующей системы. Переход рассматривают, когда нужный сценарий обслуживания, интеграцию или отчётность получить с её помощью не удаётся.

Например, в филиальной сети могут использоваться разные системы электронной очереди. В каждом офисе сотрудники видят свою статистику, но руководитель не может получить сопоставимые данные по сети и применять единые правила обслуживания. Другая ситуация — посетитель записывается на сайте, а при приходе в офис его запись приходится обрабатывать отдельно от общей очереди. Решение о замене принимают после проверки возможностей действующего ПО.

Что важно учесть перед переходом

Перед заменой необходимо определить, какие процессы нужно сохранить и что требуется изменить. Это могут быть правила вызова посетителей, распределение услуг между сотрудниками или состав отчётов для руководителя.

Для подготовки проекта потребуются:

• описание текущих ограничений и требований к новой системе;
• сведения об установленном программном обеспечении и оборудовании;
• перечень информационных систем, с которыми необходим обмен данными;
• требования к графику работ и допустимым перерывам в обслуживании.

Специалисты «МТГ. Бизнес-решения» проводят демонстрацию возможностей системы «Максима Прайдекс». На этом этапе заказчик может оценить необходимые функции и уточнить требования до согласования состава работ.

Возможности системы после замены

После перехода на «Максима Прайдекс» организация получает дополнительные инструменты для анализа клиентского потока, контроля обслуживания и настройки системы под свои задачи.

Основные возможности программного обеспечения:

• Конструктор отчётов. Позволяет формировать статистику по услугам, сотрудникам, рабочим местам и другим показателям. Также можно анализировать действия посетителей на терминале: какие разделы они открывали, сколько человек выбирали определённую услугу и сколько времени тратили на поиск. Это помогает оценивать интерес к услугам и улучшать структуру меню терминала.
• Онлайн-мониторинг. Показывает количество ожидающих посетителей, загрузку сотрудников, время ожидания и обслуживания. Позволяет контролировать ситуацию в офисе, выявлять превышение нормативов и своевременно реагировать на образование очередей.
• Редактор графических интерфейсов. Позволяет самостоятельно менять дизайн экранов терминалов электронной очереди, модулей оповещения и печатных талонов. Можно настраивать расположение элементов, цвета, шрифты и изображения, адаптируя оформление под фирменный стиль организации.
• Интеграция и доработка ПО. Систему можно интегрировать с CRM, сервисами предварительной записи и другими информационными системами заказчика. При необходимости специалисты компании могут разработать дополнительные функции, изменить сценарии обслуживания или адаптировать существующие компоненты под требования организации.

Опыт замены систем управления очередью

Состав решения зависит от задач заказчика. В реализованных проектах применялись разные подходы: установка нового ПО на существующее оборудование, объединение офисов и монтаж силами заказчика при консультационной поддержке специалистов.

Банковские отделения

В главном офисе Россельхозбанка (универсального банка с фокусом на агропромышленный комплекс) и пяти отделениях Ситибанка (коммерческого банка, обслуживавшего частных и корпоративных клиентов) систему ДАМАСК заменили на СУО «Максима Прайдекс» (МАКСИМА). Для каждого офиса настроили перечень услуг, порядок вызова, нумерацию талонов, список операторов и содержание главного экрана.

В одном из отделений Ситибанка программное обеспечение установили на существующее оборудование. Совместимые устройства сохранили по запросу заказчика, поэтому полная замена комплекса не потребовалась.

Замена «ДАМАСК» в отделении «Сокол» Ситибанка — один из опубликованных проектов компании. Другие опубликованные проекты замены ДАМАСК в Ситибанке: «Авиамоторная», «Кутузовский», «Метрополис» и «Павелецкий».

Налоговые инспекции

В подразделениях Федеральной налоговой службы (ФНС), отвечающей за налоговый контроль, выполнялись проекты по замене SUO32 компании «Световод», QuickQ и Meta-Q / Neuroniq на СУО «Максима Прайдекс». Основные работы при замене начинались с обследования действующей системы. Специалисты проверяли состояние терминалов, табло и неттопов и выясняли, какие устройства можно использовать с «Максима Прайдекс». Там, где оборудование подходило, программное обеспечение адаптировали для работы с уже установленными устройствами.

После настройки проверяли весь процесс приёма: предварительную запись через сайт, регистрацию посетителя, распределение к сотруднику и отображение вызова на табло электронной очереди. В таких инспекциях переход на новую СУО не требовал закупки и монтажа нового оборудования. В каждом проекте состав работ определяли по результатам обследования.

Многофункциональные центры

В МФЦ Липецка и муниципальных районов — центрах предоставления государственных и муниципальных услуг — выполнялась замена систем управления очередью ДАМАСК и ККС. Количество терминалов и способы регистрации подбирали с учётом помещений и потока посетителей. Предварительную запись и оценку качества обслуживания подключали в соответствии с задачами учреждения.

Для сети МФЦ Липецкой области одной из задач было объединение отдельных систем. Это обеспечивало централизованное управление электронной очередью и единые правила обслуживания в подразделениях.

Офисы обслуживания клиентов

В офисе агентства по продаже авиа- и железнодорожных билетов «Вэртас» в Ухте систему Meta-Q / Neuroniq заменили на СУО «Максима Прайдекс» (МАКСИМА). Заказчик самостоятельно установил оборудование при консультационной поддержке «МТГ. Бизнес-решения». Для контроля очереди и времени обслуживания использовался онлайн-мониторинг.

В автолизинговой компании «Европлан» команда «МТГ. Бизнес-решения» обновила оборудование и заменила ПО другого поставщика на «Максима Прайдекс».

Сохранение оборудования при замене СУО

Полная замена оборудования требуется не в каждом проекте. Специалисты проверяют состояние оборудования электронной очереди — терминалов, ТВ, неттопов, светодиодных табло и пультов оценки — и его совместимость с новым программным обеспечением. По результатам проверки определяется, какие устройства можно сохранить.

В зависимости от состояния оборудования и задач заказчика возможны три варианта:

1. Сохранить совместимое оборудование и заменить программное обеспечение.
2. Сохранить часть устройств, а несовместимые или изношенные заменить.
3. Обновить весь комплекс, если действующее оборудование не подходит для новых задач.

Итоговый вариант определяют после проверки устройств. При наличии технической возможности ПО можно адаптировать под оборудование заказчика; необходимость и объём доработки оценивают для конкретного проекта.

Как проходит замена системы управления очередью

Работы по замене действующей системы и внедрению электронной очереди «Максима Прайдекс» включают несколько этапов:

1. Обследование действующей системы и проверка оборудования.
2. Согласование требований, состава решения и графика работ.
3. Установка ПО, настройка услуг, рабочих мест и обмена данными с другими системами.
4. Проверка регистрации клиентов, распределения посетителей и вызова к нужному сотруднику.
5. Обучение персонала, передача документации и запуск системы.

Порядок работ согласуется с учётом режима организации. Перед запуском специалисты проверяют, что система поддерживает предусмотренные заказчиком правила обслуживания.

Замена QuickQ, Smart-Q, Dolphins IT и других систем

Компания «МТГ. Бизнес-решения» может подготовить переход с QuickQ, Smart-Q, Dolphins IT, Q-matic, Q-net, NEMO-Q, AKIS (Акис) и других систем на СУО «Максима Прайдекс». Состав решения определяется после изучения действующей системы и требований заказчика.

Опыт внедрения различных систем также используется при подготовке проектов для организаций, которые продолжают работать с этими решениями. Возможность сохранения оборудования оценивается индивидуально.

Специалисты «МТГ. Бизнес-решения» помогают оценить возможность перехода на «Максима Прайдекс»: проводят демонстрацию системы, проверяют совместимость действующего оборудования и готовят предложение с учётом задач заказчика. В предложении указывают состав решения и работы, необходимые для замены электронной очереди. Чтобы обсудить проект, заказчик может направить запрос в компанию.

Для оценки перехода на «Максима Прайдекс» обратитесь к специалистам «МТГ. Бизнес-решения». Мы проведём демонстрацию возможностей системы, оценим совместимость оборудования и подготовим предложение с учётом задач организации. В нём будут определены состав решения и необходимые работы по замене электронной очереди.